Microsoft Access 2021 est un Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles qui fonctionne sous l’environnement Windows. Microsoft Access permet de gérer des données relatives à un sujet particulier, tel que le suivi des commandes, la gestion du personnel... et ceci à partir d’un seul fichier de base de données. Dans ce fichier, les données se rapportant à un sujet particulier sont stockées dans différentes tables qui peuvent être reliées par l’intermédiaire d’un champ commun afin de créer des objets (requête, formulaire...) réunissant des informations réparties dans plusieurs tables.

Avant de commencer la création de votre base de données, il y a une étape importante qui consiste à réfléchir à l’objectif de la base de données.

Recensez les informations qui doivent être stockées dans la base en les répartissant dans différentes tables. Exemple : une table va contenir la liste des catégories d’articles avec un descriptif, une illustration..., une autre contiendra la liste de tous les articles. La liaison de ces deux tables par l’intermédiaire d’un Code catégorie permettra de gérer simultanément (dans un état, par exemple) les informations article et les informations catégorie.

Veillez à éviter la redondance d’informations d’une table à l’autre : dans une table répertoriant chaque commande effectuée, il ne faut pas intégrer les informations client telles que le nom, l’adresse... car à chaque nouvelle commande du même client, vous aurez à les ressaisir (ces informations seront donc stockées en plusieurs exemplaires, ce qui est inutile, car cela augmente le volume stocké et le risque d’erreurs de saisie). Il est préférable de saisir uniquement le code du client dans la table Commandes et d’établir une liaison entre la table Commande et la table Clients afin de permettre l’impression de l’adresse du client sur la facture correspondant à chacune de ses commandes. Il est donc important de définir quelles sont les tables qui devront être reliées entre elles.

Recensez les documents que vous devrez créer à partir des données stockées dans les tables : listes diverses (articles, clients...), statistiques, graphiques, calculs...